Διαχείριση Έργων - Project Management
Ως διαχείριση έργου (project management) ορίζεται η διαδικασία οργάνωσης της εκτέλεσης ενός έργου. Η διαχείριση έργων βελτιώνει την ικανότητα σχεδιασμού, υλοποίησης και ελέγχου των διαφόρων εργασιών καθώς και το βαθμό αξιοποίησης των παραγωγικών μέσων ή πόρων (προσωπικό, μηχανήματα, κεφάλαια) και οδηγεί σε μείωση του κόστους υλοποίησης των έργων ή στην αύξηση των κερδών των επιχειρήσεων.
Κοινά παραδείγματα είναι:
• η κατασκευή ενός κτιρίου,
• η εισαγωγή ενός νέου προϊόντος,
• η δημιουργία ενός νέου λογισμικού,
• η εγκατάσταση μιας νέας μηχανής σε μια μονάδα παραγωγής,
• ο σχεδιασμός και η έναρξη μιας νέας διαφημιστικής εκστρατείας.
Τι περιλαμβάνει η διαχείριση ενός έργου:
- Προσδιορισμό απαιτήσεων (requirements).
- Αντιμετώπιση των αναγκών, ανησυχιών και προσδοκιών των συμμετεχόντων.
- Αποτελεσματικές και αποδοτικές επικοινωνίες μεταξύ των συμμετεχόντων.
- Κατάλληλη διαχείριση των ενδιαφερόμενων με σκοπό την εκπλήρωση των απαιτήσεων και τη δημιουργία των αναμένομενων παραδοτέων.
- Εξισορρόπηση ανταγωνιστικών παραγόντων, που περιλαμβάνουν: το πεδίο εφαρμογής, την ποιότητα, τον χρονικό προγραμματισμός και τον προϋπολογισμό (budget).
- Πόρους (resources).
- Κίνδυνους (risks).
Πέντε στάδια στη διαχείριση ενός έργου:
Κάθε έργο έχει μια σειρά από στάδια που ο σκηνοθέτης πρέπει να γνωρίζει για να μπορεί να το διαχειρίζεται σωστά. Αυτά θα ήταν αυτά που φαίνονται παρακάτω.
- Το πρώτο είναι να καθοριστούν οι στόχοι που πρέπει να επιτευχθούν. Αυτό είναι ίσως το θεμελιώδες, για να ξέρουμε τι θέλουμε. Ο κύριος στόχος, ο πιο γενικός και οι συγκεκριμένοι που βοηθούν στην επίτευξη αυτού πρέπει να είναι λεπτομερείς.
- Ανάλυση της κατάστασης. Για να μάθουμε πώς να πάρουμε αυτό που θέλουμε, πρέπει να είμαστε ξεκάθαροι από πού ξεκινάμε. Πρέπει να γνωρίζουμε τα δυνατά και αδύνατα σημεία μας, καθώς και τις ευκαιρίες και τις απειλές που προσφέρει το περιβάλλον. Ένας πίνακας SWOT (ή SWOT) μπορεί να βοηθήσει.
- Η στρατηγική που πρέπει να ακολουθήσετε. Αυτό είναι το συμπέρασμα της προηγούμενης ενότητας. Ξεκινάμε από τη γνώση για το τι έχουμε ή για το οποίο είμαστε καλοί και όχι τόσο καλοί. Από την άλλη πλευρά, γνωρίζουμε τι προσφέρει η αγορά και ποια είναι τα εμπόδια. Τώρα πρέπει να ξεκινήσουμε το δρόμο και γι 'αυτό πρέπει να επιλέξουμε μια κατάλληλη στρατηγική.
- Μόλις επιλεγεί, πρέπει να πραγματοποιηθεί. Αυτό το στάδιο είναι απαραίτητο γιατί θα μας προσφέρει σχόλια για να μάθουμε αν τα πάμε καλά ή όχι. Θα μας δώσει σχετικές πληροφορίες για το τελευταίο στάδιο.
- Ανατροφοδότηση. Είναι καιρός να μάθουμε το αποτέλεσμα της στρατηγικής, να μάθουμε αν έχουμε πετύχει. Διαφορετικά, μπορούμε να εφαρμόσουμε τα κατάλληλα διορθωτικά μέτρα. Για αυτόν τον λόγο, είναι σημαντικό να υπάρχει τρόπος υπολογισμού πιθανών αποκλίσεων.